Organizar un evento grande requiere una planificación detallada. Por eso, hemos preparado esta lista de consideraciones para ayudarte a cotizar tu próximo evento, asegurando que cada detalle esté cubierto para ese día especial.
Número de asistentes: El número de asistentes es sumamente importante, ya que dependiendo de la cantidad de personas que vayan a asistir, varía la inversión que harás. Procura invitar a las personas que realmente quieres que estén allí acompañándote en el evento, así tendrás a las personas indicadas en esa fecha especial. Dependiendo de cuantas personas tengas en tu lista, tendrás que ir viendo más temas que veremos a continuación.
Ubicación: El lugar es lo que sigue, debido a que es más fácil buscarlo después de tener listos a tu cantidad de invitados. Debes tratar de que el lugar esté en una localización conveniente para todos, incluso para ti, para poder llegar a tiempo al sitio. Igualmente debes ver que tenga todo lo que necesitas y que el espacio sea el adecuado para la cantidad de personas que asistirán.
Fecha y horario: Debes fijar una fecha y horario después de decidir en dónde será tu evento. Intenta que sea una buena fecha para todos, o al menos la mayoría, en la cual puedan asistir y se pronostica un clima apropiado. Asimismo, procura hacerlo con antelación así los invitados podrán organizarse. Esto es importante porque puede afectar a la disponibilidad y los costos de las demás cosas que debes cotizar.
Duración: Define cuánto durará tu celebración, incluso puedes definir también el itinerario de tu evento, así sabrás lo que es importante para ti que haya ese día. Igual debes ver si habrá un evento previo o posterior a lo que quieres hacer, por ejemplo, una mini fiesta antes de tu evento. Todo esto te servirá para ir pensando en todo lo que necesitarás cotizar.
Catering: Si quieres que tus invitados lo pasen bien, un buen catering será un gran aliado, tan solo debes tener en claro cuántas personas consumirán los alimentos, si es que alguien cuenta con alguna dieta especial como veganismo o alergia alimentaria, tan sólo por nombrar algunas de las más comunes.
Debes considerar igualmente la temática o razón del evento, para contratar el servicio adecuado para la ocasión. Asimismo, debes asegurarte de la hora de entrega, junto a eso ver los demás servicios que te podrían entregar como mesas, sillas, mantelería, vajilla, entre otros.
Una buena opción sería Sunseed Coffee, en el cual no solamente puedes contratar comida sabrosa, si no que igualmente puedes optar por el servicio de sillas, mesas, entre las demás cosas que necesitarás para ese día. Así podrías contratar un pack completo y hacer todo más práctico.
Decoración: Para que el ambiente sea el que deseas debes decorarlo dependiendo la ocasión que vas a celebrar, por lo tanto, debes cotizar cuánto cuesta lo que quieres hacer y ver si tienen todo lo que necesitas para que funcione en las mejores condiciones, por ejemplo, si vas a poner luces, necesitas saber el largo y en donde las podrás conectar, etc.
Entretenimiento: Dependiendo del tipo de evento que realices, y su nivel de formalidad, hay distintos tipos de entretenimientos que puedes contratar, por ejemplo, música en vivo, juegos, entre diversas actividades. Todo esto con el fin de tener un ambiente animado y agradable.
Con estos puntos, tendrás una visión clara de lo necesario para tu evento. Recuerda la importancia de anticipar cada detalle como si fueras un invitado, para asegurar que todos los requisitos estén cubiertos.
¡Te deseamos éxito en la organización de tu evento!